Hallooooo, ist da jemand? Einsame Personalarbeit in KMU

Reicht es nicht, wenn ein Unternehmen jemanden hat, der sich mit der Abrechnung auskennt und die Urlaubsliste verwaltet?!?

Ja, vor einigen Jahr(zehnt)en mag das vollauf ausgereicht haben.
Inzwischen „wütet“ der Kampf um Fachkräfte. Und das Ringen um die Besten wird in Deutschland immer härter. Denn gerade hier, im Ingenieurland Deutschland, sind qualifizierte Mitarbeiter ein entscheidender Erfolgsfaktor eines Unternehmens. Das setzt ein funktionierendes, strategisches Personalmanagement voraus.

Ein Ziel Schritt für Schritt planen und erreichen
Ein Schritt nach dem anderen Quelle:pixabay

Dabei stellt Personalarbeit in KMU viele Fragen. Wer soll sich um die Aufgaben rund um das Personal kümmern, Juristen, BWLer, Psychologen, Kaufmänner/-frauen? Wie viele Mitarbeiter beschäftigen sich in KMU mit dem Personalmanagement, was gehört alles dazu, wer muss sich um was kümmern, wie wird Personalarbeit strategisch, usw.

In diesem Blogbeitrag werde ich versuchen, einige dieser Fragen zu beantworten. Falls Du weitere Fragen hast, oder andere Erfahrungen, als die hier dargestellten, schreibe mir gerne!

TEAM, Toll Ein Anderer Machts.
Wer ist in KMU für das Personalmanagement zuständig?

Früher gab es in Handwerksbetrieben das typische Modell: der Chef war der Handwerksmeister, die Chefin war für Buchhaltung und Personal zuständig. Zwar hat er eingestellt, aber sie hat abgerechnet. Mehr war ja auch nicht zu tun… Das hat wunderbar funktioniert.

Heute ist das nur möglich, wenn der Meister eine Meisterin an der Seite hat. Nicht nur der Handwerksbetrieb hat sich zu einem hochtechnisierten Dienstleister entwickelt, die Unternehmen allgemein. Auch der Kunde hat heute gestiegene Ansprüche und kauft international ein. Diesen Anforderungen müssen heute die meisten Arbeitnehmer entsprechen können, vielfach auch Handwerker. Die Ausbildung eines Mitarbeiters, Erlangung von Erfahrung aber auch die Entwicklung neuer Fähigkeiten sind also in großen wie in kleinen und natürlich auch Kleinst-Unternehmen zu begleiten.
Ohne eine entsprechende Aus- oder Weiterbildung lässt sich die Komplexität der verschiedenen Peronalaufgaben heute nicht mehr bewältigen. Und häufig reicht es auch in kleineren Betrieben nicht mehr, wenn eine Person sich stundenweise damit beschäftigt.

Jurist, BWLer, Psychologe – wer ist der beste Personalmanager?

Meines Erachtens ist fast egal, ob der Personalmanager Kaufmann, Jurist (wie in vielen Großunternehmen), BWLer (auch gerne) oder Psychologe (meiner Meinung nach natürlich die besten Personalarbeiter 😉 )  ist – wichtig ist, dass jemand die Mitarbeiter  betreut, der sich damit auskennt.
Es müssen sowohl juristische, als auch betriebswirtschaftliche als auch arbeitspsychologische Fragen bearbeitet werden, und jenachdem, welche beruflichen Wurzeln ein Personalmanager hat, muss er sich auf den anderen Feldern weiterbilden.

Outsorcing nur bedingt

Häufig setzten KMU unter 80 Mitarbeitern keinen eigenen Personalmanager ein (Quelle: Haufe Personal). Laut Rainer Nollens  arbeiten sogar weniger als 1% der Mitarbeiter eines KMU hauptamtlich im Personalbereich. In Großunternehmen dagegen sind es vier Mal so viele. Nur 25% der Unternehmen mit bis zu 150 Mitarbeitern haben einen Personalleiter. Bei den  Unternehmen mit 150 bis 500 Mitarbeitern sind es auch nur 38%. Bei Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sind es immernoch nur 72%.

Ab welcher Größe haben Unternehmen einen Personalleiter.
Infografik nach Nollens

Diese Entwicklungskurve zeichnet in etwa eine natürliche Entwicklung von Unternehmen ab. Wächst ein Unternehmen, stehen in der Regel Produktivität, die Erschließung neuer Kunden und Märkte an erster Stelle. Personalmanagement zählt nicht dazu, es ist eine (ungeliebte) Kostenstelle, die möglichst gering gehalten werden soll.

In vielen KMU wird deshalb die Personalabrechnung ausgelagert an einen Steuerberater. Das macht auch deshalb Sinn, weil dieser sich permanent über aktuelle Änderungen in Steuerrecht und arbeitsrechtlichen Fragen informiert. Das kann eine One-Man/Woman-Show in einem kleinen Unternehmen meist gar nicht leisten. Auch sonstige Personalverwaltungsaufgaben werden an Dienstleister outgesourct..
Trotzdem ist es wichtig, dass es direkt im Unternehmen mindestens einen Ansprechpartner gibt, der sich um all die anderen Aufgaben (Personalplanung, -auswahl, Employer Branding, Personalentwicklung, Vereinbarkeit von Familie und Beruf etc. ) kümmert.

Die Bedeutung des Personalmanagements steigt

Zukünftig sollten KMU ihren Personalmanagern ausreichend zeitliche Ressourcen zur Verfügung stellen. „So nebenbei“ geht das eben heute nicht mehr. Auch wenn das Personalmanagement in Großunternehmen ganz andere Dimensionen hat, sollten gerade kleine Betriebe ihre Hausaufgaben den Mitarbeitern gegenüber nicht vernachlässigen.
Eine Aufwertung des Personalmanagements scheint mir in Zeiten zunehmender Dynamik und Internationalisierung des Unternehmensumfeldes mehr als erforderlich, ja sogar überlebensnotwendig. Auch in KMU muss die „Ressource Mitarbeiter“ als strategischer Erfolgsfaktor erkannt werden, sonst wird sich in naher Zukunft kein qualifizierter Kandidat mehr bei den Kleinsten bewerben. Meines Erachtens wird das Personalmanagement zu einer zentralen Aufgabe in KMU werden, um im Wettbewerb mit den Großen, um im Kampf um „die besten Mitarbeiter“, bestehen zu können. Die (zeitliche und personelle) Investition in eine fundierte, strategische Personalarbeit lohnt sich also langfristig auf jeden Fall.

Das bißchen Personal, macht sich von allein…. sagt der Chef Personalmanagement, as ist das überhaupt?

Immernoch bedeutet Personalarbeit für manche KMU die Beschaffung von Personal, dessen Einsatzplanung und die (Entgeld-)Verwaltung der Mitarbeiter.

Auf übergeordneter Ebene könnte man sagen, schon immer war es Aufgabe des Personalmanagments, gute Mitarbeiter zu finden, deren Zufriedenheit herzustellen, sie beizubehalten bzw. auszubauen.Nicht nur, um den Arbeitnehmern einen Gefallen zu tun. Ein Unternehmen tat dies schon immer vor allem, um Kosten zu sparen. Denn gute, zufriedene Mitarbeiter machen weniger Fehler, sind engagierter, kreativer, weniger krank und wechseln den Job seltener. Das wusste schon ein Herr Krupp („Treue gegen Treue“) oder Reinhard Mohn („Erfolg durch Partnerschaft“, Bertelsmann).
Gegenüber der Generation Y, die hohe Ansprüche stellt (auch an sich selbst), gilt dies mehr denn je.

Ein MItarbeiter, der sich wohl fühlt, ist weniger krank und arbeitet effektiver
Quelle: Pixabay

Modernes Personalmanagement umfasst aber alle Tätigkeiten, die mit Personalplanung, -beschaffung, verwaltung, -führung, -planung, -controlling und -entwicklung in Zusammenhang stehen.

Und so vielfältig die Aufgaben sind, so klar ist auch, dass diese Bandbreite in keinem Unternehmen von einem einzelnen Mitarbeiter abgedeckt werden kann. Neben einer qualifizierten Personalcrew, bestehend aus einem oder mehreren Mitarbeitern, sind auch die Führungskräfte in der Verantwortung. Auch wenn das manchen Führungskräften nicht schmecken wird: Personalmanagement ist (auch) Führungsaufgabe! Es müssen Geschäftsleitung, Abteilungsleiter, Vorgesetzte etc. mit in den Gesamtprozess einbezogen werden. Vor allem auf die gelebte Unternehmenskultur haben sie den entscheidenden EInfluss. Ein strategisches Vorgehen ohne ihre Beteiligung kann von den Arbeitnehmern auch negativ  aufgenommen werden, weil das, was gesagt wird, von der Führungsebene nicht gelebt wird.

Personalplanung

Personalplanung wird in KMU sehr häufig fahrlässig unterschätzt und dementsprechend vernachlässigt. Mal abgesehen von Schichtdienstbetrieben, die auch langfristig planen müssen, wird nach Bedarf eingestellt und häufig auch auf Zeitarbeitsfirmen gesetzt.

Eine strategische Personalplanung hingegen soll sicherstellen, dass das Unternehmen zur jeder Zeit geeignete und qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung hat. In der Theorie heißt das, dass zwischen kurz-, mittel- und langfristigem Bedarf unterschieden werden muss. Wieso? Nun, brauche ich eventuell langfristig einen Mitarbeiter mit Erfahrung, muss ich ihm auch die Gelegenheit geben, diese zu erlangen. Es geht also auch darum, im Zweifelsfall erforderliche Qualifikationen zu entwickeln oder diese auch über einen Zeitraum, in dem ein Mitarbeiter eventuell nicht akut gebraucht wird, zu halten.

Employer Branding, Arbeitgeber positionieren und präsentieren

Personalbeschaffung ist mehr als Personalauswahl

Personalbeschaffung ist heute kein zeitlich begrenztes Projekt mehr, in dem es darum geht, auf Zuruf einen neuen Mitarbeiter zu finden. Unter dem noch etwas nebulösen Begriff Employer Branding verbirgt sich ein kontinuierlicher Prozess, in dem sich das KMU als Arbeitgeber positioniert und auf sehr unterschiedliche Weise um neue Mitarbeiter wirbt.
In unserer individualisierten und komplexen Welt können Anforderungsprofile keine 0815-Beschreibungen mehr sein, sondern werden auf eine spezielle Aufgabe zugeschnitten. Und Stellenanzeigen werden nicht nur extern beworben, sondern auch intern, nicht nur offline, sondern vielmehr auch auf unzähligen Online-Plattformen.
Darüber hinaus stellen Bewerber sehr viel höhrere Anforderungen an das Bewerbermanagement eines Unternehmens, als noch vor einigen Jahren, als der Bewerber noch Bittsteller in Konkurrenz zu vielen anderen hochqualifizierten Arbeitnehmern war.

Personalverwaltung

In der Personalverwaltung werden die Inhalte der Tätigkeit definiert. Die Einhaltung definierter Arbeitsbedingungen (z.B. Arbeitszeiten, Arbeitsmittel) und rechtlicher Vorschriften (z.B. aus dem Arbeitsschutz) werden hier vorgegeben und geprüft. Die Personalverwaltung entwickelt weiterhin neue Konzepte nachhaltiger Arbeitsbedingungen in Abstimmung mit dem Betriebsrat.
Eine weitere Aufgabe bildet das Entgeltmanagement.

Personalentwicklung

Selbst wenn Unternehmen die Ausbildung von Fachrkräften verantwortungsvoll verfolgen, für die Weiterbildung der Facharbeiter investieren sie sehr wenig. Dies gilt speziell für Kleinstbetriebe. KMU haben für Weiterbildung „keine Zeit“, oder sie fassen die Weiterbildungsphasen als unproduktive Arbeitszeit auf. Untersuchungen belegen, dass nur ein Drittel der KMU ihre Weiterbildungplanen, die Hälfte davon nach eigenen Angaben „vorausschauend und langfristig“.

pe

Die Personalentwicklung stellt für mich das Herzstück des modernen, strategischen Personalmanagements dar, denn sie ist direkt mit einem erfolgreichen Employer Branding verknüpft.
Umso besser ist Mitarbeiter auf ihre Aufgaben vorbereitet, desto erfolgreicher werden sie arbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Kompetenz der Arbeitnehmer fachlich, methodisch oder persönlich (weiter-)entwickelt wird.
Eine strategische Personalentwicklung wirkt sich direkt und indirekt auf den Unternehmenserfolg aus, da sie entscheidend zur Arbeitnehmerzufriedenheit beiträgt und Mitarbeiter in ihrem Handeln flexibler macht. Das fördert auch die Kreativität und die Bereitschaft, im Team zu arbeiten.

Personalcontrolling

Anhand vorher festgelegter Kennzahlen, auch gerne KPIs (Key Performance Indicator) genannt, wird im Personalcontrolling überprüft, ob sich die Maßnahmen des Personalmanagements (Personalauswahl, -verwaltung, entwicklung etc. ) für das Unternehmen in dem Ausmaß rechnen, in dem sie veranschlagt wurden. Über die Kennzahlen hinaus können aber auch weiche Faktoren mit einbezogen werden. So kann ein Mitarbeiter zwar wenig effektiv arbeiten, aber trotzdem ein zentrales Mitglied des Teams sein.

Kevin Großkreutz feiert die Weltmeisterschaft mit dem Team, obwohl er selbst keine Minute gespielt hat.
Quelle: Google Bilder

Erinnern wir uns an den Einsatz von Kevin Großkreutz bei der Fussball-WM 2014, der zwar keine Minute auf dem Spielfeld stand, von allen Seiten aber bescheinigt wurde, wie viel er abseits des Spielfeldes für den Gesamterfolg beitrug

Fazit

  1. Das Personalmanagement in KMU ist häufig wenig strategisch und systematisch
  2. Qualifizierte und zufriedene Mitarbeiter werden immer mehr zum Erfolgsfaktor von Unternehmen
  3. Strategisches Personalmanagement muss auch in KMU einen höheren Stellenwert erlangen, um das Überleben des Unternehmens zu sichern.
  4. Personalentwicklung und Empoyer Branding sind zentrale Disziplinen des Personalmanagements, die auch KMU beherrschen müssen, um in Zukunft im Wettbewerb um die besten Mitarbeiter bestehen zu können.

Hast Du noch weitere Fragen oder bist anderer Meinung als ich? Dann kommentiere gerne oder schreib mir direkt unter susanne.hencke@hrkreativ.com

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