8 Tipps, Schülerpraktika in KMU erfolgreich zu gestalten

Bereits in meinem Blog „Schülerpraktika in KMU“ habe ich dargelegt, warum ich auch Kurzzeitpraktika für Schüler sinnvoll für KMU finde. Hier möchte ich nun zeigen, welche Vorbereitungen getroffen werden müssen, um das Praktikum für alle Seiten sinnvoll und positiv zu gestalten.

diary-582976__3401. Aufgaben vorbereiten

Sagt man einem Schüler sein einwöchiges Praktikum zu, sind unbedingt vorher Aufgaben zu definieren. Je nach Unternehmen, je nach Saison können diese Aufgaben variieren. Und natürlich kommt es auch ein wenig auf die Fähigkeiten und Talente eines Schülers an. Doch am meisten profitieren beide Seiten, wenn das Unternehmen gut vorbereitet ist.

In einer Woche können natürlich keine tiefgreifenden Projekte angestoßen werden. Aber die Praktikanten freuen sich, wenn sie in die Aufgaben des Teams einbezogen werden. Es können also Tätigkeiten an sie delegiert werden, die

  1. wenig Erklärungsaufwand benötigen
  2. das Team operativ unterstützen
  3. dem Praktikanten einen Lerneffekt bieten

Zum Beispiel kann man sie für Strukturierungsaufgaben einspannen. Ordner archivieren, Preislisten anlegen, Exceltabellen für die Lagerbestände kreieren, Lagerräume sinnvoll strukturieren/ sortieren/ aufräumen, Bücherei katalogisieren – je nachdem, was man den Praktikanten zutraut. Auch kreative Aufgaben werden liebend gerne erledigt. Den Pausenraum neu gestalten, die Blumenkästen auf dem Balkon neu bepflanzen, den Betrieb für Weihnachten schmücken…

Sehr gut kommen auch Recherche- und Planungsaufgaben bei Praktikanten an. „Wir brauchen im nächsten Monat eine neue Telefonanlage mit folgenden Voraussetzungen. Kannst Du bitte recherchieren, welche Anlagen es dazu gibt? „Wir wollen zusammen auf die Krimes gehen, kannst Du das bitte organisieren“. „Der Chef fährt in der nächsten Woche nach XY. Bitte bereite Flug- und Hotelbuchung vor“ etc.
Selbst wenn der Praktikant selbstredend keine Einkäufe tätigt oder die Arbeit tatsächlich erledigen kann, bei guter Planung entlastet er evlt. die Mitarbeiter.

Kurz: Alle Aufgaben, die schon längst einmal erledigt werden sollten, für die aber keiner im KMU Zeit findet, sollten kritisch dahingehend überprüft werden, ob sie nicht auch von einem Praktikanten erledigt werden könnten.

Häufig sind die Schüler über jede halbwegs sinnvolle Tätigkeit heilfroh und für die Unternehmen geht es auch darum, den Aufwand so gering wie möglich zu halten.

Gute Planung beugt den Frust auf beiden Seiten daher vor.

2. Mentor festlegen

Ein Mentor aus dem Unternehmen nimmt sich dem Schülerpraktikanten an und untestützt ihn in allen Belangen während der Woche

Am besten bestimmt man für die Woche eine Person, die sich „rund um die Uhr“ um den Schülerpraktikanten kümmert. Begrüßung, Einführung in die Räumlichkeiten, Aufgabenverteilung, Begleitung in die Mittagspause, Antworten auf die vielen Fragen des Schülers geben, Kontrolle der ausgeführten Tätigkeiten – das kann alles in einer Hand liegen. Das verleiht dem Praktikanten Sicherheit und minimiert wiederum das Gefühl im KMU, da steht einer ständig den Mitarbeitern im Weg.

Ein Zeitkontingent für diese Zusatzaufgabe muss man dem Mentor allerdings zur Verfügung stellen. Denn ganz ohne Erklärungen und Betreuungsaufwand wird es nicht funktionieren. Willkommen in unserem Team! Die Botschaft ist für den neuen Mitarbeiter extrem wichtig.

3. Ankommen planen

Jeder neue Mitarbeiter freut sich über eine herzliche Begrüßung am neuen Arbeitsplatz. Dies gilt ganz besonders für einen Schüler, der vielfach überhaupt das erste Mal in seinem Leben einen Fuß als „Mitarbeiter“ in ein Unternehmen setzt. Deshalb geht der Mentor aktiv auf den Schülerpraktikanten zu und „nimmt ihn unter seine Fittiche“. Die Nervosität verfliegt schnell, wenn man ein Heißgetränk (Kaffee trinken Schüler meist noch gar nicht 😉 !) und einen Keks anbietet zur Begrüßung und in einem Rundgang durch die Räumlichkeiten die ein oder andere Anekdote über ungeschriebene Regeln im Unternehmen einfließen lässt.

Wie bei jedem neuen Mitarbeiter ist der Arbeitsplatz und die Arbeitsmaterialien vorbereitet. Gibt es eine spezielle Uniform, liegt diese in der passenden Größe am Spint bereit. Der Arbeitsplatz ist eingerichtet, alle Mitarbeiter über den Beginn des Schülerpraktikums informiert. Auch kennt das Team den Namen des Praktikanten bereits. Braucht der Praktikant bestimmte Unterlagen, um die vorher definierten Aufgaben zu erfüllen, liegen diese am Arbeitsplatz bereit.

Wer es besonders herzlich hat, gestaltet den Arbeitsplatz mit einer Blume oder einer Willkommenskarte des Teams.

4. Begleitmaterial bereithalten

In einem KMU mit komplexen Strukturen und Tätigkeitsbereichen hat es sich bewährt, diese für neue Mitarbeiter in einer Art Manual zusammen zu stellen, so dass er sich selbst in die Materie einarbeiten und bei Fragen immer wieder nachlesen kann. Dieses Manual kann und sollte auch dem Praktikanten zugute kommen. Solange es keine geheimen Interna beinhaltet, kann dieses „Handbuch“ dann auch in der Schule in den Praktikumsbericht mit einfließen.

 

5. Abschied nehmen

Dei Zeit im Unternehmen sollte in guter Erinnerung bleiben und dem Praktikanten vielleicht auch den Weg zurück unter anderen Voraussetzungen (Ausbildung, Duales Studium…) ebnen. Zum Abschied gibt es deshalb nicht nur warme Worte, sondern der Praktikanten erhält ein kleines Dankschön. Z.B. ein „Goodybag“ , das einerseits Merchandising-Produkte des Unternehmens beinhaltet, aber ggf. auch noch einige weitere Produkte, die an die positive Zeit im Unternehmen erinnern sollen. Auch hier muss der Aufwand nicht hoch sein. Eine Süßigkeit, eine schöne Karte,  ein Foto mit allen…. In Handwerksbetrieben bietet sich ein kleines Werkzeug an, oder ein Werkstück, das der Praktikant selbst gefertigt hatte. Wichtig ist weniger die Größe, sondern der Erinnerungswert, der sich für den Praktikanten an das Dankeschön knüpft.

Für viele Schüler ist das erste Praktikum ein sehr prägendes Ereignis, das sie lange nicht vergessen. Diese Erinnerung sollte am besten mit guten Erfahrungen und Gedanken rund um das KMU gefüllt sein. Das macht auch für das Unternehmen das Alumni einfacher.

Die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen sollte mit guten Erinnerungen beendet werden und im Gedächtnis bleiben.

6. Praktikumsbericht und Praktikumsbestätigung

Zu jedem ordentlichen Praktikum gehört eine Reflexion des Praktikanten sowie ein Beurteilung des Praktikanten durch das Unternehmen.

Der Praktikumsbericht sollte, dem Umfang des Praktikums angemessen, nicht allzu lang sein.  Der Praktikant sollte darin darlegen, was er gelernt hat und welche Erfahrungen er machen konnte. Auch ein kritischer Blick auf das Unternehmen schadet nicht, damit das KMU für sich und den nächsten Praktikanten seine Fremdeinschätzung überprüfen kann.

Über die Fragestellung und die Formalitäten des Praktikumsberichtes erhält der Schülerpraktikant zu Beginn der Woche einführende Unterlagen.

Um dem Bericht nicht unnötig nachzulaufen, kann der Praktikant ihn am letzten Tag vor Ort erstellen und direkt abgeben. Wer noch ein wenig darüber brüten möchte, kann dies natürlich auch später nachholen.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die – oft sehr „frei von der Leber weg“ – formulierten Berichte einen ganz unverbrauchten, sehr ehrlichen Blick auf das Unternehmen geben, den man von anderen Seiten so nicht bekommen kann.

Auch hat der Praktikant eine Praktikumsbestätigung verdient. Viele Schulen verlangen diese sogar. Eine solche Bescheinigung enthält den Zeitraum des Praktikums sowie eine kurze Darstellung der ausgeführten Tätigkeiten. Ich finde eine Beurteilung nicht angemessen. Dafür war meist die Zeit zu kurz.

Ein Beispiel für die Praktikumsbestätigung sowie das Briefing für einen Praktikumsbericht für den Praktikanten kannst Du gerne bei mir unter susanne.hencke@hrkreativ.com bestellen, ich sende sie Dir gerne kostenlos zu.

7. Rückmeldung an die Schule

In Baden-Württemberg kommen viele Lehrer zu ihren Schützlingen in den Betrieb, während des Praktikums. Sie informieren sich vor Ort über das Verhalten und den Eindruck, den der Praktikant im Unternehmen hinterlässt.

Darüber hinaus wollen die Schulen häufig eine kurze schriftliche Stellungnahme nach Beendigung des Praktikums. Ich habe mir ein Formblatt entwickelt, das ich am letzten Tag ausfülle und dem Praktikanten in einem verschlossenen Umschlag mitgebe. Somit ist allen gedient und ich muss mich nicht später noch mit umständlichen Berichten abquälen.

Dieses Formblatt kannst Du gerne bei mir unter susanne.hencke@hrkreativ.com bestellen, ich sende es Dir gerne kostenlos zu.

8. Alumni

Das Praktikum ist beendet, der Praktikumsbericht eingereicht, im Gegenzug wurde die Praktikumsbescheinigung ausgestellt. Adieu, das war´s?

Nicht ganz.

War die gemeinsame Zeit für beide Seiten positiv, sollte das Unternehmen den Kontakt halten. Hier sei noch einmal auf den Botschaftercharakter und die langfristig positiven Auswirkungen eines „Alumni“ erinnert.

Um die Beziehung langfsitig zu gestalten, bieten sich viele Maßnahmen an, wie immer sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt.

Zusammengefasst sind vor allem folgende Aspekte hilfreich, die ich auch in weiteren Blogbeiträgen noch ausführen werde:

  1. Xing-Verknüpfung
  2. Newsletter zusenden
  3. zu Betriebsfeiern einladen
  4. zu Weiterbildungen einladen
  5. Ausbildungs- und Stellenbeschreibungen zusenden

Hast Du noch weitere Ideen oder kritische Anmerkungen, dann schreibe mir unter susanne.hencke@hrkreativ.com oder kommentiere hier.

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