Ready to take off – mit neuem Schwung ins nächste Jahr

Wer kennt das nicht – nach den gemütlichen Weihnachtsfeiertagen in die neue Arbeitswoche zu starten, fällt irgendwie immer schwer. Gerade ist Entspannung eingetreten, hatte man sich neue, gute Vorsätze fürs neue Jahr gesetzt (wie man diese erfolgreich umsetzen kann, habe ich in meinen Blogbeiträgen „Mit Kick ins neue Jahr“ und „Motivationshilfen für Zielvorgaben“ beschrieben). Nun soll man in den alten Trott zurückkehren? Da sinkt die Motivation doch gleich wieder um einige Prozentpunkte.

Um dies zu verhindern, und mit Schwung ins neue Jahr zu starten, haben einige Unternehmen (z.B. Dräger, Schindler, Hajoona, Convensis) die Idee des „Kick-Off-Events“ für Projekte auf das Unternehmen übertragen und jährliche „Kick-Off-Veranstaltungen“ etabliert, auf die sich die Mitarbeiter teilweise schon Wochen vorher freuen.

Vom Projektmanagment übernommen

Aus dem Projektmanagement kennt man das Konstrukt. Ein Kick-Off sorgt für den Schwung, den ein neues Projekt braucht, um gelingen zu können.

In Projekten soll das Team auf ein neues Projekt eingeschworen werden. Im Jahres-Kick-Off wird das (neue) Jahr als neues Projekt gesehen, die neuen Ansätze, neue Strategien oder geänderte Ziele sollen Schwung erhalten, um gelingen zu können. Um die Motivation in Schwung zu bringen, halten Geschäftsführer begeisternde Reden, es können externe „Motivationstrainer“ (oder einfach Trainer, die motivierend mit Gruppen arbeiten) engagiert oder diverse Teambuilding-Maßnahmen durchgeführt werden. Über Sinn und Nutzen entscheidet nicht nur das Ziel, das das Unternehmen mit dem Kick-Off verfolgt, sondern – natürlich – auch das Budget.

Ein Kick-Off-Event vorbereiten

Movitivierende Incentivs sind sicher nicht verkehrt, viel wichtiger ist aber, sich im Vorfeld klare Ziele zu setzen, die im Kick-Off verfolgt werden sollen. Gerade weil der „Projektstart“ eine so wichtige Weichenstellung für den g

esamten weiteren Verlauf ist, muss das Kickoff-Meeting sowohl auf der inhaltlichen Seite Klarheit bringen als auch ein erster Schritt in Sachen Motivation und Teambildung sein.

Das Kick-Off sollte Klarheit bringen über:

  1. Visionen, Ziele und erwartete Resultat
  2. Motivation, d.h. Entscheidung des Teams, dass es einen Beitrag für die Zukunft des Unternehmens leisten kann und will
  3. Konkretes Vorgehen und anzuwendende Methoden
  4. Zeitpläne und Meilensteine
  5. Teamentwicklung und -building

Bewährt hat es sich, das Kick-Off-Event gleich an den Anfang des Jahres zu setzen, wenn eventuell Kunden und Partner noch im Winterurlaub sind.

Ein Kick-Off kann verschiedene Anlässe, Incentives, Locations bedienen

10 Fragen für ein erfolgreiches Kick-Off

Strategie oder Teambuilding?

Eine spannende Frage gleich zu Anfang. Gerne werden Betriebsausflüge und Events in den Jahren genutzt, um das Team (noch) besser aneinander zu binden. Die Mitarbeiter sollen sich besser kennen lernen, gemeinsame Aufgaben erledigen und so zu einer festen Gemeinschaft wachsen.

Dagegen legt sich Linda Becker, Gesellschafterin und Partnerin der LAB Company in einem ZEIT-Interview 2014 darauf fest, dass ein strukturierter Ausblick über das neue Jahr wichtiger sei, als Teambuilding-Maßnahmen.

Vorgesetzte sollten kommunizieren, wohin sich das Unternehmen im kommenden Jahr entwickeln soll. Auch sollten sie darauf eingehen, was sie von jedem einzelnen Mitarbeiter erwarten. Kommt es bei den Zielen zu Fragen oder auch Vorbehalten, sollte die Führungskraft sich dem stellen und darauf eingehen und auch Korrekturen erwägen.

Sicherlich gibt es nicht die allgemeingültige Antwort auf die Frage. Vielmehr kommt es auf die Ausgangslage und die Zielsetzung des Kick-Off-Meetings an. Kennen sich die Mitarbeiter seit Jahren und arbeiten sie effektiv und gut zusammen oder gilt es, ein neues Team auf die kommenden Aufgaben vorzubereiten? Gibt es Konfliktpotiential unter den Mitarbeitern/ Abteilungen oder steht dem Unternehmen ein Change-Prozess bevor, auf den die Mitarbeiter eingeschworen werden sollen? Will die Führungskraft das Meeting nutzen, um grundsätzliche Fragen neu zu beantworten oder will man mit dem Kick-Off den Schwung aus dem alten Jahr/ Projekt ins neue „mitnehmen“.

Je nachdem, wie diese Fragen beantwortet werden können, sollte das Event inhaltlich ausgerichtet werden.

Erfahrungsgemäß sollte man nur ein Ziel für das Kick-Off festlegen und es nicht inhaltlich überladen. Das überfordert in der Regel nicht nur den Organisator, sondern auch die Mitarbeiter. Gleichwohl zeigt sich aber auch, dass meist alleine schon durch das gemeinsame Kick-Off der Teamgeist gestärkt wird, ohne, dass es besonderer Maßnahmen bedarf.

Ein- oder mehrtägig?

Ob das Kick-Off-Meeting nur an einem Tag oder über mehrere Tage veranstaltet wird, ist in allererster Linie auch eine Frage des freigegebenen Budgets. Auch hier lassen sich verschiedene Szenarien denken: von einem Meeting im eigenen Konferenzraum über ein Ein-Tages-Event „auswärts“ bis zu einer mehrtägigen Reise (wie die Arbeitszeit berechnet wird, ist eine weitere Frage, s.u.).

Außerdem muss die Länge des Kick-Offs auch zur inhaltlichen Ausrichtung passen. Neben der Kommunikation zu den Mitarbeitern sollte die Kommunikation miteinander einen hohen Stellenwert im Kick-Off-Meeting erhalten. Die Organisatoren sollten sich die Zeit nehmen, die Motivationslage der Mitarbeiter gründlich zu eruieren sowie einzelne Aufgaben und Rollen zu klären. Auf jeden Fall muss den Beteiligten genug Zeit eingeräumt werden, Fragen zu formulieren und Antworten darauf zu finden. Ein Vortrag, der die Mitarbeiter am Ende mit ihren Fragen alleine lässt ist extrem kontraproduktiv.

Als Grundregel könnte man anlegen, dass man umso mehr Zeit einplanen sollte, umso größer der Veränderungscharakter des Kick-Offs ist.

Die Erfahrung zeigt, dass Events mit Übernachtung die Ergebnisse verbessern und auch die Zusammengehörigkeit des Teams stärkt.

Geschlossene Gesellschaft oder alle Mitarbeiter?

Es kommt natürlich immer auf die Größe des Unternehmens an. Bei einigen Unternehmen gelingt ein Kick-Off-Meeting nur mit den Führungskräften. Aber grundsätzlich plädiere ich eher zu einer Veranstaltung für alle Mitarbeiter.

Sprengt die Gruppe den Rahmen, kann man immernoch ein „Work-Camp“ veranstalten oder sich in verschiedene Arbeitsgruppen aufteilen.

Gerade in Kleinstbetrieben bzw. KMU, in denen die Anzahl der Mitarbeiter überschaubar ist, lohnt sich ein Event für das gesamte Unternehmen.

Stimmt man die Kunden und Partner früh genug darauf ein, stellt auch ein Tag Unterreichbarkeit kein Problem dar.

Als Motivation kann es aber vor allem dann gelingen, wenn alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen, wichtige strategische Überlegungen direkt dargelegt bekommen und ggf. auch bei Entscheidungen mit ins Boot geholt werden.

Belohnung für gezeigte Leistungen oder „Kick-In-The-Ass“ für neue Vorhaben?

Schlagzeile der Bildzeitung: Chef lädt 800 Mitarbeiter zu Karibik-Kreuzfahrt ein

Am 29.12.2016 verkündete die Bild-Zeitung lautstark: Belohnung für erfolgreiches Geschäftsjahr: Chef lädt 800 Angestellte zu Karibik-Kreuzfahrt ein.

Geht auch.  Leider wird das für die meisten KMU eher nicht infrage kommen, auch wenn die Mitarbeiter sicher gerne mit dabei wären 😉

Trotzdem kann der Zweck des Events sehr differenziert geplant bzw. genutzt werden. Ob Strategieworkshop, gemeinsame Erholungstage oder eine Abenteuertour zum Teambuilding. Darüber sollte das Unternehmen sich von vornherein klar sein, damit es aufseiten der Geschäftleitung oder der Mitarbeiter nicht zur Demotivation kommt. Die Convensis Group zum Beispiel hatte nach einem belastenden Arbeitsjahr direkt neben einer Großbaustelle alle Mitarbeiter zum Kick-Off nach Mallorca eingeladen. Als Ausgleich  für die strapazierten Nerven und Dankschön für das Durchhaltevermögen der Mitarbeiter. Gleichzeitig wurde dort aber an den strategischen Zielen für das neue Jahr gearbeitet. Dies wurde von Beginn an auch so kommuniziert und so konnten alle sowohl die besondere Location genießen, als auch der Arbeitsanforderung Rechnung tragen.

Mallorca oder Jugendherberge um die Ecke?

Aus den Überlegungen zu der letzten Frage ergibt sich natürlich auch die Anwort zur Location. Es spielt der Veranstaltungsort eine entscheidende Rolle für die Motivation. Demensprechend ist meines Erachtens der Rahmen dem Anlass anzupassen. Will man besondere Ergebnisse erarbeiten, bedarf es eines besonderen räumlichen Rahmens. Für manche Teams ist es eine motivierende und stärkende Erfahrung, eine besondere Reise mit der Firma zu unternehmen, an einem außergewöhlichen Ort zu tagen oder gar ein Event zu erleben, an das sie sich noch lange erinnern werden. Andere Unternehmen wählen gerade einfache Locations, um den Teamgeist zu stärken, indem die Mitarbeiter auf die Basics zurückgeführt werden: es bedarf meist keiner großen Mittel, um Hindernisse zu überwinden, um Erfolge zu erzielen und gemeinsam an ein Ziel zu kommen. Manches Team braucht genau die Reduktion auf das Wesentliche, statt Schischi und Tamtam.

Urlaub oder Arbeitszeit?

Auch diese Frage wird sehr unterschiedlich gehandhabt. Grundsätzlich gibt es mehrere Optionen:

  1. Das Unternehmen bezahlt sowohl Reise- als auch Arbeitskosten. Das Event findet also während der Arbeitszeit statt.
  2. Das Unternehmen übernimmt die Kosten für Fahrt, Logis und Spesen. Dafür findet die Veranstaltung in der Freizeit der Mitarbeiter statt.
  3. Das Kick-Off-Meeting findet zu einem Teil während der Arbeitszeit statt, zu einem anderen Teil aber auch in der Freizeit der Mitarbeiter.
  4. Und natürlich alle erlaubten Varianten der genannten Möglichkeiten

Rundumsorglos-Paket oder Leine los?

Immer wieder eine ganz schwierige, weil ganz grundsätzliche Frage: inwieweit sollte das Programm festgelegt werden und wo lässt man Freiheiten? Das hängt natürlich vom Umfang der Veranstaltung ab. Dabei ist wohl wieder der mittlere der Königsweg – was das Unternehmen als Arbeitsbasis für die weiteren Vorhaben braucht, aber auch, wie viele Freiheiten die Mitarbeiter brauchen, um sich nicht wie in einem „Arbeitslager“ zu fühlen. In einem KMU kennt man meist seine Pappenheimer und kann dies einschätzen. Selbstverständlich entscheidet sich diese Frage auch damit, wo und wie lange ein Event geplant wird.

Selbstgemacht oder Fremdbestimmt?

Diese Frage lässt sich sehr einfach beantworten: Grundsätzlich ist es in jedem Fall besser, einen externen Anbieter als Moderator der Veranstaltung zu engagieren. Normalerweise obliegt dem Unternehmen die Organisation des Events rund um Location und Zielsetzung. Doch vor Ort sollten sich alle Unternehmensmitglieder als Teile einer Gruppe fühlen. Egal, ob das Kick-Off-Event als Belohnung oder Beauftragung dient, es als Strategie- oder Spaßveranstaltung geplant wird – es ist günstig, wenn die Führungskraft (auch) als Teil des Teams wahrgenommen wird und nicht (nur) als Organisator.

Zudem sind externe Anbieter sowohl fachlich als auch technisch darauf spezialisiert, Gruppen zu führen. Sie kennen eine Vielzahl von Maßnahmen, um Inhalte (spielersich) zu erarbeiten. Auch können sie aufkommende Spannung auffangen und neutral einen Konflikt begleiten. Sie zeigen sich in der Regel nicht parteiisch und lassen den verschiedenen Anliegen ausreichend Raum. Dies erleichtert es dem Team nach dem Event, unbelastet in den Alltag zu gehen.

Doch letztendlich richtet sich die Beauftragung einmal mehr nach den finaziellen Mitteln, die für das Kick-Off-Event zur Verfügung gestellt werden. Kann das Unternehmen sich keinen externen Anbieter leisten, sollte es zumindest darauf achten, einen internen Moderator zu bestimmen, der fachlich/ technisch, aber vor allem menschlich geeignet ist, die Gruppe durch die Veranstaltung zu leiten.

Was darf eine Kick-Off Veranstaltung kosten?Was soll oder darf der Spaß kosten?

Je nach Anlass, Location, Dauer und Programm fallen natürlich unterschiedliche Kosten an. Deshalb sollte schon im Vorfeld überlegt werden, wie groß der finanzielle Rahmen sein darf, in dem man sich bewegen möchte. Zu bedenken ist, dass nicht nur Fahrtkosten und Location zu Buche schlagen, sondern auch das Programm vor Ort (Eintritt, Mobilität vor Ort etc.) sowie Essen und Ausgehen. Darüber hinaus muss festgelegt werden, welche Kosten evtl. auch für die Mitarbeiter anfallen könnten (Ausgehen, Hotelbar etc.). Denn man kann ja den Mitarbeiter schlecht zu Sonderausgaben zwingen, die er für ein Firmenevent aufbringen müsste.

Wer kümmert sich?

Grundsätzlich empfielt es sich, frühzeitig zu planen! Eine Location muss gefunden , tlw. Flüge oder Autos gebucht werden. Ein Moderator muss gesucht,  das Programm festgelegt, ggf. Give-Aways überlegt und bestellt werden. Auch müssen die Mitarbeiter frühzeitig informiert werden, v.a. wenn das Kick-Off über mehrere Tage mit Übernachtung geplant wird.

Wer kümmert sich um all das? Gibt es eine Organisationsstelle, macht das der Praktikant, die Chefsekretärin oder die Personalabteilung? Wer fällt welche Entscheidung, was muss alles vorbereitet werden?

(Unvollständige) Linkliste von Anbietern für Kick-Off-Veranstaltungen

Hier eine Liste mit Anregungen. Obwohl ich die meisten Anbieter aus irgendeinem Zusammenhang kenne, möchte ich die Auflistung nicht als Empfehlung verstanden wissen, sondern lediglich als Orientierungshilfe, denn für jedes Unternehmen ist je nach Fragestellung ein anderer Spezialist der richtige. Es ist sowieso unabdingbar, dass man sich zusammensetzt und Ziele sowie Maßnahmen gemeinsam bespricht, wenn ein Event zusammen geplant werden soll. Dabei spielt für die Auswahl sowohl die Qualifikation eines Coaches, als auch die Sympathie eine Rolle.

http://www.stefanbrandt.de/
https://www.teamgeist.com/kick-off/
www.team-training.de
www.transcept.de
http://www.kickoff-events.de/index.php?id=16
http://www.arentz-partner.com
organisationsgestalter.de
http://www.wilkenwerk.de/firmenevents/kick-off-veranstaltung/
www.social-creative-performance.de
baumann-habersack.de
http://adventours.de/hp388/Home.htm?ITServ=CY3b01bc24X1594b62a4e8XY26f5
http://www.arbeitswelten-lebenswelten.de/
uv-mensch.com

Wenn Du noch weitere coole Angebote für ein mögliches Kick-Off kennst oder Deine Erfahrungen teilen möchtest, dann kommentiere hier oder schreibe mir unter susanne.hencke@hrkreativ.com

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s