Onboarding: Der ideale erste Arbeitstag

Dein Unternehmen konnte einen Bewerber gewinnen, der Kandidat freut sich auf seinen neuen Job, von dem er ausgeht, dass er eine Verbesserung in sein Leben bringt.  Sein erster Arbeitstag naht, er kommt in die Firma – und niemand fühlt sich zuständig. Enttäuscht mutmaßt er, dass er sich eventuell getäuscht hat beziehungsweise getäuscht wurde.

Häufig kann man lesen, ein Unternehmen verlöre die meisten Mitarbeiter bereits in den ersten drei Monaten. Zwar blieben sie noch länger, leisteten aber von Beginn an nur mit angezogener Handbremse. Das ist für alle ärgerlich, macht unnötig Arbeit und ist unter Umständen auch ganz schön teuer.

Viel besser ist es, wenn der neue Mitarbeiter vom ersten Augenblick darin bestätigt wird, in eine professionelle, strukturierte und angenehme Arbeitswelt einzutreten.

Der Grundstein dazu wird in der Candidate Experience im Bewerbungsprozess gelegt, am ersten Arbeitstag baust Du und Dein Unternehmen das Fundament. Im weiteren Onboarding untermauerst Du dann diese Eindrücke durch eine gute Einarbeitungsphase.

Der erste Tag spielt aber eine besondere Rolle, denn hier trifft der neue Mitarbeiter mit all seinen neuen Erwartungen zum ersten Mal auf die Realität seines neuen Jobs. Der erste Arbeitstag in einem Unternehmen prägt sich besonders ein! Deshalb schaffst Du mit einem guten Erleben möglicherweise die Basis für eine gute und langfristige Zusammenarbeit.

Vorbereitungen für den ersten Arbeitstag

An einem meiner ersten Arbeitstage kam ich in der Firma an und musste als erstes eine Bestellung für Schreibtisch, Stuhl, PC und Büromaterial in der Technik aufgeben. Ich war maßlos enttäuscht, dass man es nicht geschafft hatte, für mich zu sorgen.

Daher heißt der erste heiße Tipp: bereite unbedingt den Arbeitsplatz im Vorfeld vor! Im Büro stehen also Schreibtisch, PC und Co bereit, das Email-Konto ist eingerichtet, die Signatur angelegt und die wichtigsten Kontakte finden sich im Account sowie auf dem Telefon. Auf dem Schreibtisch findet der neue Kollege die üblichen Utensilien wie Locher,  Notizblock, Stifte etc. Die wichtigsten Unterlagen für seine neuen Aufgaben liegen bereit. Ein Merchandising-Paket des Unternehmens begrüßt den Mitarbeiter als neuen Botschafter des Unternehmens. Das ist die Pflicht.

Die Kür besteht aus einer schöne Karte mit einem Willkommensgruß des Teams, eine Willkommensblume, Luftballons, Konfetti oder ähnliche Gimmicks, die zu Deinem Unternehmen passen und dem neuen Mitarbeiter zeigen, dass man sich auf ihn und die Zusammenarbeit freut.

Für Neue, die aus einer anderen Stadt zuziehen, kann man auch ein Willkommenspaket für die neue Stadt zusammenstellen mit Stadtplan, Reiseführer oder ähnlichem.

Für einen strukturierten Ablauf des ersten Tages kann ein Ablaufplan mit den wichtigsten Eckdaten gefertigt werden. Wie auf einer Checkliste können dann erledigte Schritte abgehackt werden und am Abend die To Dos für den nächsten Tag übernommen werden.

Bevor der neue Kollege kommt, wird auch bestimmt, wer den Kollegen am ersten Tag begrüßt und wer ihm in der ersten Zeit zur Seite steht.

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You never get a second chance for the first impression!

Dementsprechend stehen diese Person am ersten Tag auch bereit, wenn der neue Mitarbeiter erscheint. Dies sollte er erst, wenn sich das Team und das Begrüßungskomitee einigermaßen sortiert haben und das Team so gut wie vollständig ist.

Der Kollege wird also herzlich empfangen und erhält einen ersten Überblick, was ihn an seinem ersten Tag erwartet. Ich verbinde dies gerne mit einem Kaffee, ich setzte mich mit dem Kollegen an seinen neuen Arbeitsplatz und erläutere, wen er wann treffen wird, welche Aufgaben am ersten Tag zu erledigen sind und wie es in den nächsten Tagen weitergeht. Meist regeln wir dann auch schon die Formalitäten, d.h. der Personalbogen mit Kontodaten, Sozialversicherungs- und Steuernummer wird ausgefüllt, die nötigen Unterlagen abgegeben.

Sollten mehrere Mitarbeiter an einem Tag beginnen, bietet es sich natürlich an, sie gemeinsam willkommen zu heißen.

Ansprechpartner

Bereits im Vorfeld wurde ja festgelegt, wer sich wann um den neuen Kollegen kümmert. Der erste Tag, aber auch die folgenden Wochen sind von vielen Unsicherheiten geprägt, viele organisatorische und atmosphärische Fragen müssen geklärt werden. Auch kann man sich ja gerade zu Beginn nicht immer alles merken, was auf einen einwirkt, so dass manches wiederholt werden darf. Das Begrüßungskomitee kann nur im ersten Augenblick wichtig sein, oder auch im gesamten Onboarding-Prozess für alle Fragen zur Verfügung stehen. Ich persönlich bin eine große Freundin des Mentorings, das sich natürlich vor allem im Onboarding empfiehlt. Ein Mitarbeiter nimmt sich dann des neuen Kollegen an und führt ihn in alle Belangen in die neue Firma ein, von den formalen Regeln bis hin zur Lunch-Kultur.

Auf jeden Fall sollte der neue Mitarbeiter am ersten Tag auch vom HR-Verantwortlichen, dem Fachvorgesetzten, seinen Kollegen und wenn möglich vom Chef persönlich begrüßt werden, die sich alle die nötige Zeit nehmen, grundlegende Fragen zu beantworten.

Mission, Vision, Werte

Möglichst von höchster Stelle wird dem neuen Kollegen noch einmal Mission, Vision und Werte näher gebracht. Es ist wichtig, dass der neue Kollege von Beginn an spürt, dass diese gelebt und beachtet werden. Je schneller er sie verinnerlicht, umso leichter wird er sich damit identifizieren. Außerdem ist es günstig, von vornherein Erwartungen und Rollenstandards zu besprechen. Dies schafft Orientierung und vermeidet Missverständnisse.

Die neuen Aufgaben

Der Fachvorgesetzte erläutert mit dem neuen Mitarbeiter seine nun anstehenden Aufgaben. Wie detailliert, hängt von der Situation und Position ab. Doch der neue Kollege soll und will sich so schnell wie möglich integrieren und seinen Leistungswillen zeigen. Um so schneller er in seine Aufgaben eingeführt wird, desto schneller wird er auch Teil des Teams werden.

Checkliste

Für einen guten Überblick über den ersten Tag hinaus kann man eine Checkliste  vorbereiten. Diese befindet sich im E-Mail-Postfach oder „offline“ im Notizbuch. Hier findet der neue Mitarbeiter eine Zusammenstellung seiner ersten Aufgaben, bevorstehende  Termine, Hinweise auf wichtige E-Mails des Vorgängers oder ähnliches.

Ich stelle für neue Mitarbeiter einen Zeitplan über das erste Jahr zusammen, der die wichtigsten Termine, Messen, Betriebsurlaub etc. beinhaltet und auch den Rhythmus der Feedbackgespräche vorgibt. Das gibt einen guten Überblick und soll direkt auf eine lange Zusammenarbeit hindeuten.

Das neue Team kennenlernen

Natürlich wird der Mitarbeiter auch am ersten Tag in sein neues Team eingeführt. Ob dies ganz „spontan“ passiert, auf einem Streifzug über alle Arbeitsplätze oder in einem gemeinsamen Meeting entscheidet nicht zuletzt die Unternehmenskultur. Ob ihr ein festes Ritual habt, euch dem neuen Kollegen vorzustellen oder es zunächst bei einem flüchtigen „Hallo“ belasst wird ebenfalls dadurch bestimmt, wie ihr auch sonst miteinander umgeht. Da gibt es kein Besser oder Schlechter, wichtig ist, dass der Kollege auch hier den Eindruck gewinnt, dass das Team sich freut, ihn kennen zu lernen.

Es ist günstig, die Zuständigkeiten und Aufgabenverteilung im Team direkt zu erläutern, auch wenn der neue Mitarbeiter sich das sicherlich nicht alles im Detail merken kann.

Der Kontakt zu entfernteren Kollegen kann auch an den kommenden Tagen erfolgen, um den Neuen nicht zu überfordern. Je nachdem, wie Dein Unternehmen strukturiert ist, ergibt sich das aber auch direkt am ersten Tag spontan.

Das erste Mittagessen

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Das erste Mittagessen wird für viele neue Mitarbeiter ein echtes Hindernis. Noch ist man nicht mit den Gepflogenheiten des Unternehmens vertraut, vielleicht kennt man sich im Viertel noch nicht ausreichend aus. Deshalb wird auch hier der neue Kollege „an die Hand genommen“. Der Mentor, am besten aber das neue Kernteam nehmen den neuen Kollegen dahin mit, wo sie hingehen. Vielleicht wird auch gemeinsam in der Firma gekocht. Dies bietet beiden Seiten die Möglichkeit, ungezwungen zu plaudern, sich näher kennen zu lernen oder Rückfragen zum Vormittag zu stellen.

Der Mitarbeiter fühlt sich sofort als Teil des Teams und kann so schnell zu den anderen aufschließen.

Zwischen-Feedback

Natürlich wird bei allen Gesprächen am Vormittag immer wieder gefragt, ob der Neue noch Fragen hat oder die Erläuterungen verständlich waren. Neben dem eher informellen „Nachfühlen“ beim Mittagessen bietet sich aber nach der Mittagspause ein erstes „offizielles“ Zwischenfeedback an. Hier kann der Kollege seinen ersten Eindruck schildern und noch einmal nachforschen, wenn noch grundsätzliche Fragen offen geblieben sind.

Auch bevor der Mitarbeiter am Nachmittag geht, kann ein abschließendes Gespräch das Vorgehen für den nächsten Tag vorwegnehmen und erfragen, welche Wünsche beim neuen Kollegen offen geblieben sind.  Das hilft ihm, den nächsten Tag für sich zu strukturieren und erlaubt ihm, Lerntempo und -inhalt mitzugestalten.

Hilfsmittel und Programme

Der Nachmittag kann eventuell mit der Vorstellung der verschiedenen Tools beginnen, die der neue Mitarbeiter für seine künftigen Aufgaben nutzen kann.

Spezielle Outlookeinstellungen, der firmeneigene Kalender, das CRM oder der Spülplan für die Teeküche…
Am ersten Tag sollte der Kollege einen Überblick erhalten, welche Hilfsmittel und Programme ihm zur Verfügung stehen.

Auch wenn die Bedienung ein wenig komplizierter sein mag und die detallierte Einarbeitung an anderer Stelle erfolgt, findet der neue Mitarbeiter so eine grundsätzliche Orientierung.

Für eine weitere Auseinandersetzung mit den verschiedenen Tools sollte ein Bedienungshandbuch oder eine Online-Hilfe zur Verfügung stehen, damit der Mitarbeiter sich in seinem eigenen Tempo vertiefen kann.

Ein Ziel Schritt für Schritt planen und erreichen
Ein Schritt nach dem anderen Quelle:pixabay

Online- oder Offline-Onboarding?

Einige der hier aufgeführten Schritte lassen sich auch über das Intranet oder eine spezielle Onboarding-Software erledigen. Viele Dienstleister bieten hier praktische Lösungen an.

Allerdings finde ich, sollte man gerade am ersten Tag komplett auf den direkten Kontakt und das menschliche Miteinander setzen. Denn dies ist es, was der Neue am Anfang am meisten benötigt.

Wo liegen wichtige Dokumente, wie werden sie abgespeichert, wie an den Kunden übermittelt. Wie kommuniziert die Firma intern und extern, wer darf wozu Stellung nehmen? Wie funktionieren spezielle Programme?
Viele Fragen, die man am ersten Tag schon erläutert hat, kann man aber sehr gut über ein Online-Programm vertiefen beziehungsweise zum Nachlesen bereitstellen.

Solche Programme erleichtern die Einarbeitung, schaffen Transparenz und erlauben neuen Mitarbeitern sich mit laufenden Projekten und Aufgaben in ihrem Tempo vertraut zu machen.

Ansonsten denke ich, sind Gespräche und persönliche Ausführungen die gebotenen Mittel der ersten Stunde.

Wie gestaltest Du den ersten Tag für neue Mitarbeiter? Kommentiere gerne hier oder schreib mir an susanne.hencke@hrkreativ.com

 

 

 

 

 

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