Nein, noch nicht ganz. Aber die Vorbereitungen beginnen günstigenfalls jetzt, damit Weihnachten Ende Dezember nicht wieder völlig überraschend vor der Türe steht.
Same procedure as every year: Wer nach dem Sommerurlaub wieder in seinem Supermarkt zuhause einkaufen geht, den trifft in der Regel fast der Schlag. Direkt vom Strand kommen sie nun in ein Winter-Wonderland aus Spekulatius, Lebkuchen und Dominosteinen. Grauenhaft finden wir, denn es ist doch noch sooo lange hin bis Weihnachten.
Mitnichten, ja. Für die Personalverantwortlichen in einem KMU kann es sich durchaus lohnen, schon jetzt mit den Vorbereitungen anzufangen. Denn, auch das ist ein jährliches Ritual: Weihnachten kommt schneller, als man denkt.
Weihnachten scheint in der Personalabteilung zuhause zu sein. Irgendwie fühlt sich (außer manchmal die Chefsekretärin) dafür niemand so richtig zuständig. Und daher kommen die Impulse, Weihnachtsfeier oder nicht etc. häufig von uns Personalern. Häufig kurz vor Toreschluss, wenn eh schon alle im Vorweihnachtsstress versinken.
Das solltest Du möglichst vermeiden, denn der Weihnachtsstress ist unnötig und vermeidbar.
5 Tipps zur Weihnachtsvorbereitung
1. Frühzeitig anfangen
Daher lautet der erste, ultimative Tipp: Nicht bis in die Adventszeit warten, sondern direkt nach dem Sommerurlaub in die Vorplanung gehen.
Spätestens Ende September muss ein Abstimmungsgespräch mit dem Chef erfolgen. Denn die Weihnachtsvorbereitungen laufen ja „nebenher“ und binden, wenn man zu spät anfängt, unnötige Arbeitskraft. Deshalb sollten bereits mindestens 3 Monate vor Weihnachten die wichtigsten Entscheidungen getroffen werden. Langfristig in kleinen Portionen geplant, lässt sich der Trubel gut bewältigen.
2. Checkliste aus dem letzten Jahr nutzen
Oh, hast Du nicht?! Dann jetzt eine anlegen für nächstes Jahr! Denn man muss ja nicht jedes Jahr wieder neu planen und überlegen, was zu bedenken ist. Ich finde einen Projektplan mit folgenden Aspekten ideal:
Intern: Weihnachtsfeier, Weihnachtsgeld, Mitarbeitergeschenke, Bürodeko, Adventskalender, sonstige Aktionen rund um Weihnachten (z.B. Wichteln, Weihnachtsmarktbesuch….)
Extern: Weihnachtspost, Lieferanten-/ Partner- / Kundengeschenke, Außenkommunikation rund um Weihnachten, sonstige Aktionen rund um Weihnachten (z.B. Spendenaktion, Gewinnspiel, öffentlichen Adventskalender ….)
3. Sich bedanken
Man mag zu den christlichen Hintergründen stehen wie man mag; in einem Unternehmen warten die Menschen im Advent eher nicht auf die Ankunft Christi. Trotzdem finden auch im beruflichen Umfeld sehr viele Rituale und Aktionen rund um Weihnachten statt.
All diese – privat oder im Unternehmen – kann man auf zwei große Anliegen reduzieren: Licht, Gemütlichkeit und Freude in die dunkle und kalte Jahreszeit bringen und sich bei den Menschen um einen herum für besondere Gesten, die gemeinsame Zeit, die erfolgreiche Zusammenarbeit o.ä. zu bedanken. Dafür werden die vielen Kleinigkeiten, die für uns Weihnachten bedeuten, liebevoll arrangiert und zelebriert.
Weihnachten ist deshalb auch ein guter Zeitpunkt, sich bei Alumnis und Ehemaligen in Erinnerung zu rufen. Mit einer netten Karte, einer Einladung zum Punsch oder ähnlichem kann man den Kontakt fördern oder wieder herstellen.
4. Individuell gestalten
Ob Weihnachtspost, Dekoration oder Kundengeschenke, es kommen in den Wochen vor Weihnachten so viele Angebote, alles effizient zu erledigen. Bestellt hier, schnell besorgt dort, mit wenig Aufwand möglichst durch.
Ich glaube, dass diese Intention beim Gegenüber ankommt.
Der Wert eines Geschenks wächst mit der Mühe, die investiert wurde.
Ich finde daher, sowohl die Weihnachtskarte als auch das Weihnachtsgeschenk sollten eine individuelle Note haben. Darin zeigt sich schließlich, wie viele Gedanken man sich gemacht hat.
Findest Du nicht, dass unterschiedliche Botschaften aussendet werden, wenn die Weihnachtskarte digital verschickt wird, bei einem der üblichen Merchandising-Anbieter, bei UNICEF gekauft oder von einem Künstler oder einer der vielen Kartenkünstler im Land individuell gestaltet wurde?!?
Es macht für mich auch einen Unterschied, ob der Weihnachtswunsch vorgedruckt und die Unterschrift darunter gesetzt wurde oder sich jemand die Mühe gemacht hat, mich persönlich zu grüßen.
Mir ist klar, dass das nicht immer und bei jeder Person möglich ist, da mancher Mitarbeiter unzählige Karten zu unterschreiben hat.
Dennoch verstehe ich meinen Appell an die Individualisierung der Kommunikation als wichtiges Zeichen der Anerkennung und der echten Beziehungspflege. Gerade in Zeiten, in denen sich immer mehr Menschen nach Echtheit und Authentizität sehnen.
Für Geschenke gilt das Gleiche. Viele Firmen beschenken ihre Mitarbeiter ja gar nicht mehr. Häufig ist das auch gar nicht mehr zu leisten bei der Größe der Belegschaft. Je nach Größe des KMU aber lohnt sich diese besondere Geste der Wertschätzung.
Meiner Erfahrung nach spielt auch weniger die Höhe des Geldwertes die größte Rolle, sondern die Treffsicherheit und Passung des Geschenkes.
Ein von mir unterstütztes Unternehmen hat den Betrag pro Geschenk eher sehr niedrig angesetzt und damit einen vollen Erfolg gelandet, gerade weil dadurch mehr Kreativität in die Auswahl der Geschenke einfließen musste.
Auch hierfür lohnt es sich frühzeitig eine Liste mit den zu Beschenkenden anzulegen, auf der man dann peu á peu die Ideen sammeln kann.
Für die Adventsdekoration gilt darüber hinaus, dass sie natürlich zum Unternehmen und zu den Mitarbeitern passen muss. Ob sie CI-konform sein sollte, kann man sich dann immer noch überlegen, aber Stil und Farbwahl entscheiden darüber, ob sich Mitarbeiter und Besucher im feierlichen Ambiente wohlfühlen.
Eventuell lohnt es sich auch, die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen und ihre persönliche Note mit hineinzubringen. Jedes Büro sieht dann anders aus und es wirkt alles nicht so kalt durchgestylt.
5. Mal was anderes machen
Rituale sind wichtig und geben Mitarbeitern Orientierung. Gerade zu Weihnachten bieten sich wiederkehrende Bräuche an, auch privat verläuft sowohl die Adventszeit als auch das Weihnachtsfest bei sehr vielen nach festen Riten.
Gleichzeitig sollte in Deinem Unternehmen Advent und Weihnachten nicht jedes Jahr nach exakt dem gleichen Schema verlaufen. Feste Riten und Überraschungen können sich abwechseln, denn letztere motivieren manche Mitarbeiter besonders und auch hier zeigt sich, dass man sich Mühe und Gedanken macht. Vielleicht kann man die Weihnachtsfeier einmal komplett anders planen oder die Geschenke besonders ausgefallen gestalten. Vielleicht gab es immer ein Weihnachtswichteln und nun lässt gestaltet man dies um zugunsten einer Spendenaktion an Flüchtlinge oder ein Kinderheim. Mal kann man die Dekoration aufwändiger, ein anderes Mal eher schlicht arrangieren. Es gibt ja unzählige Varianten.
Vielleicht hast Du ja auch einen Tipp, was für eine gelungene Adventszeit in einem Unternehmen frühzeitig zu beachten ist. Dann schreib mir gerne!